Kotisivujen suunnittelu alusta loppuun: näin projekti etenee

Kotisivujen suunnittelu etenee yleensä samassa järjestyksessä: ensin tavoitteet ja lähtötiedot, sitten sivukartta, ulkoasu ja sisältö, lopuksi toteutus, testaus ja julkaisu. Kun tiedät vaiheet etukäteen, osaat varata aikaa omille tehtävillesi ja tiedät, milloin sinulta tarvitaan päätöksiä.

Moni projekti venyy samasta syystä. Ulkoasu on valmis, mutta palvelusivujen tekstit odottavat jonkun pöydällä, tai viime hetkellä huomataan, ettei kukaan ole päättänyt, mihin sähköpostiin yhteydenottolomakkeen viestit menevät.

Kerromme järjestyksessä, mitä kussakin vaiheessa tehdään, mitä sinulta tarvitaan ja missä kohdissa aikataulu tyypillisesti venyy.

Ensin sovitaan, mitä sivuston pitää saada aikaan

Ennen kuin yhtään sivua piirretään, sovitaan tavoite. Haluatko tarjouspyyntöjä, puheluita, ajanvarauksia vai työhakemuksia? Tavoitteesta riippuu, mitä etusivulla näkyy ensimmäisenä ja mihin painikkeet vievät.

Korjaamon asiakas etsii usein puhelimella lähintä korjaamoa ja haluaa soittaa heti. Silloin puhelinnumero kuuluu mobiilinäkymän yläreunaan. Konepaja, joka myy alihankintaa toisille yrityksille, tarvitsee taas referenssejä, konekannan esittelyn ja tarjouspyyntölomakkeen, johon voi liittää piirustuksen.

Samalla mietitään, kuka sivuille tulee ja mitä hän haluaa tietää. Kirjoita ylös kysymykset, joita asiakkaat kysyvät puhelimessa useimmin. Niistä syntyy sivuston sisällön runko.

Kotisivujen suunnittelu vaihe vaiheelta

Alla oleva taulukko näyttää, mitä kussakin vaiheessa tehdään ja mikä on sinun osuutesi. Vaiheet menevät osin päällekkäin: tekstejä voi kirjoittaa samaan aikaan, kun ulkoasua suunnitellaan.

Meillä useimmat projektit pääsevät alkuun muutaman päivän kuluessa tilauksesta, ja sivusto valmistuu muutamassa viikossa. Aikatauluun vaikuttaa eniten se, kuinka nopeasti tekstit, kuvat ja palaute liikkuvat. Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin projektin kulusta ja yhteistyöstä löydät usein kysyttyjen kysymysten sivultamme.

Aloituspalaverissa kootaan lähtötiedot

Aloituspalaverissa käydään läpi yrityksen palvelut, kohderyhmä ja nykyinen sivusto, jos sellainen on. Hyödyllisintä on kertoa suoraan, mikä nykyisessä sivustossa ärsyttää ja mikä siinä toimii.

Mitä materiaalia kannattaa koota valmiiksi

• logo mahdollisimman alkuperäisessä tiedostomuodossa
• omat kuvat työmailta, tiloista, tuotteista ja henkilökunnasta
• muutama esimerkkisivu, josta pidät, ja tieto siitä, mikä niissä miellyttää
• luettelo palveluista siinä järjestyksessä, jossa ne ovat yritykselle tärkeimpiä
• yhteystiedot, aukioloajat ja palvelualue

Näkemyksemme mukaan ensimmäinen ulkoasuluonnos on juuri niin hyvä kuin sen lähtötiedot. Kun esimerkkisivut ja yrityksen omat kuvat ovat käytössä heti alussa, korjauskierroksia tarvitaan vähemmän.

Sovi myös, kuka yrityksessä hyväksyy luonnokset. Jos jokainen luonnos kiertää neljällä ihmisellä ja kaikilta tulee eri toiveet, aikataulu venyy viikoilla.

Sivukartta näyttää, mitä sivuja tarvitaan

Sivukartta on luettelo sivuston sivuista ja siitä, miten ne liittyvät toisiinsa. Se tehdään ennen ulkoasua, koska valikon pituus ja sivujen määrä vaikuttavat siihen, miltä sivusto näyttää.

Tyypillinen palveluyrityksen sivukartta näyttää tältä:

• etusivu
• palvelut ja jokaiselle pääpalvelulle oma alasivu
• referenssit
• yritys
• yhteystiedot ja tarjouspyyntö

Miksi jokaiselle palvelulle oma sivu? Asiakas hakee Googlesta tiettyä asiaa, esimerkiksi vesikaton uusimista tai ilmalämpöpumpun huoltoa, eikä yleistä palvelumme-sivua. Kun palvelulla on oma sivu ja oma otsikko, hakukoneen on helpompi yhdistää sivu hakuun. Tästä kerromme lisää artikkelissa WordPress-kotisivujen hakukoneoptimoinnista.

Päätä sivukarttaa tehdessäsi myös, mitä vanhan sivuston sivuja ei siirretä uudelle. Vanhentunut kampanjasivu tai lopetetun palvelun kuvaus vain hämmentää asiakasta.

Ulkoasu suunnitellaan etusivusta alkaen

Ulkoasun suunnittelu alkaa yleensä etusivusta. Siinä päätetään värit, fontit, painikkeiden tyyli ja kuvien käyttö, ja samat valinnat toistuvat alasivuilla. Kun etusivu on hyväksytty, suunnitellaan palvelusivun ja muiden alasivujen pohjat.

Katso luonnos myös puhelimella. Asiakas avaa sivut usein ensimmäisen kerran mobiilissa, ja tietokoneen näytöllä hyvältä näyttävä kuvakaruselli voi puhelimessa työntää yhteystiedot kauas alas. Vaihtoehdoista kerromme tarkemmin artikkelissa oikean ulkoasun valitsemisesta.

Näin annat palautetta, josta on hyötyä

“Ei tunnu ihan meiltä” on rehellinen palaute, mutta suunnittelija ei tiedä, mitä muuttaa. Kerro mieluummin, mikä kohta ja miksi: etusivun iso kuva on liian tumma, ja haluatte ensimmäiseksi näkyviin tarjouspyyntöpainikkeen.

Kokoa palaute yhteen viestiin. Silloin jokainen kierros vie vähemmän aikaa.

Sisältö on projektin yleisin pullonkaula

Tekstit ja kuvat ovat se vaihe, jossa aikataulu useimmiten venyy. Yrittäjä tuntee palvelunsa parhaiten, mutta tekstien kirjoittaminen jää helposti muiden töiden alle.

Aloita tekstit palvelusivuista

Jos kirjoitat tekstit itse, aloita palvelusivuista, älä yrityksen esittelystä. Palvelusivulla asiakas päättää, ottaako yhteyttä. Hyvä palvelusivu kertoo, mitä teet, kenelle, miten työ etenee ja miten tarjouksen saa.

”Palvelusivulla asiakas päättää, ottaako yhteyttä.”

Palvelusivuun riittää yleensä muutama lyhyt kappale. Kirjoita samoilla sanoilla, joilla selität palvelua asiakkaalle puhelimessa, niin teksti pysyy ymmärrettävänä.

Omat kuvat kertovat enemmän kuin kuvapankki

Kuvissa omat kuvat voittavat kuvapankin. Puhelimella hyvässä valossa otettu kuva omasta työmaasta tai korjaamon hallista kertoo asiakkaalle enemmän kuin yleinen kuva hymyilevästä asiakaspalvelijasta.

”Kuvissa omat kuvat voittavat kuvapankin.”

Ota kuvat vaakasuunnassa, koska etusivun leveisiin kuva-alueisiin pystykuva sopii huonosti. Kysy lupa, jos kuvassa näkyy tunnistettava työntekijä tai asiakkaan kohde. Nimeä tiedostot palvelun mukaan, niin tiedät, mille sivulle kukin kuva kuuluu.

Sovi heti alussa, kuka tekstit kirjoittaa ja mihin päivään mennessä. Pelkkä “lähetetään myöhemmin” on aikataulun suurin sudenkuoppa.

”Pelkkä "lähetetään myöhemmin" on aikataulun suurin sudenkuoppa.”

Toteutus ja testaus tehdään ennen julkaisua

Kun ulkoasu ja sisältö ovat valmiit, sivusto rakennetaan testiympäristöön. Se on sivuston kehitysversio, jota asiakkaasi eivät näe ja jota voi muokata vapaasti, eikä nykyinen sivusto häiriinny.

Testausvaiheessa käy sivusto itse läpi. Tarkista ainakin nämä:

• yhteydenottolomakkeen viesti tulee oikeaan sähköpostiin
• puhelinnumeroa painamalla puhelin soittaa
• yhteystiedot, aukioloajat ja hinnat ovat ajan tasalla
• sivut toimivat puhelimella ja tietokoneella
• vanhan sivuston tärkeät osoitteet ohjautuvat uusille sivuille (uudelleenohjaus), jotta vanhat linkit ja kirjanmerkit eivät johda virhesivulle

Pyydä lisäksi joku, joka ei ole ollut mukana projektissa, etsimään sivuilta tarjouspyyntölomake tai tietyn palvelun kuvaus. Jos hän joutuu arvailemaan, missä valikon kohdassa tieto on, rakennetta kannattaa selkeyttää ennen julkaisua.

Saavutettavuus kuuluu myös testaukseen. Traficomin sivuilta näet, mitä palveluja ja sisältöjä laki koskee: lain digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) vaatimukset koskevat laajasti verkkosivustojen ja mobiilisovellusten sisältöjä ja toiminnallisuuksia. Selvitä jo suunnitteluvaiheessa, koskeeko laki sinun palveluasi.

Jos laki koskee sinua, palvelussa pitää Traficomin ohjeistuksen perusteella olla saavutettavuusseloste. Siinä kerrot käyttäjille, missä määrin palvelu on saavutettava. Käyttäjän on myös pystyttävä lähettämään sinulle palautetta saavutettavuudesta, ja sinun on vastattava palautteeseen kahden viikon (14 vuorokauden) sisällä.

Julkaisupäivänä sivusto siirtyy omaan osoitteeseensa

Julkaisussa testiympäristön sivusto siirretään yrityksen omaan verkkotunnukseen. Sen jälkeen lomakkeet ja uudelleenohjaukset tarkistetaan vielä kerran oikeassa osoitteessa, koska siirrossa asetukset voivat muuttua.

Valitse julkaisupäiväksi arkipäivä, jolloin olet itse tavoitettavissa. Jos sivusto julkaistaan perjantai-iltana eikä lomake toimi, viestejä voi jäädä saamatta koko viikonlopun ajan ennen kuin kukaan huomaa vian.

Samalla sivusto avataan hakukoneille. Testiympäristö on yleensä piilotettu hauilta, ja jos piilotus jää päälle, Google ei näe uutta sivustoa lainkaan. Tarkista tämä asetus julkaisupäivänä.

Julkaisu ei nosta sivustoa hakutuloksiin heti. Googlen Search Central -dokumentaatiossa on SEO-aloitusopas, joka kokoaa parhaita käytäntöjä, joiden avulla hakukoneiden on helpompi indeksoida ja ymmärtää sivuston sisältö. Samasta paikasta löytyvät ohjeet Search Consoleen, joka on Googlen työkalu sivuston suorituskyvyn seuraamiseen Google-haussa.

Ota Search Console käyttöön heti julkaisun yhteydessä.

Julkaisun jälkeen päivität sivuja itse

Valmis sivusto ei jää toimiston käsiin. Teemme sivustot WordPressin lohkoeditorilla, joten tekstin tai kuvan vaihtaminen onnistuu ilman teknistä osaamista. Saat omat tunnukset ja opastuksen siihen, miten sivuja päivitetään.

Mieti etukäteen, kuka yrityksessä päivittää sivustoa. Ylläpitäjä-rooli kuuluu yhdelle tai kahdelle henkilölle, koska sillä voi muuttaa myös asetuksia ja lisätä käyttäjiä. Sisällön päivittäjälle riittää yleensä Päätoimittaja-rooli, jolla voi muokata sivuja ja artikkeleita mutta ei asetuksia.

Ensimmäiset viikot julkaisun jälkeen kertovat paljon. Tuleeko lomakkeesta viestejä? Kysyvätkö asiakkaat puhelimessa asioita, jotka puuttuvat sivuilta? Lisää puuttuvat tiedot heti, kun huomaat ne, ja vaihda referenssikuvia sitä mukaa kuin uusia töitä valmistuu.

Kun kotisivujen suunnittelu tehdään vaihe kerrallaan huolella, saat sivuston, jota on helppo täydentää vuosien ajan. Selkeä rakenne, omat tekstit ja toimiva lomake ovat pohja, jonka päälle uudet palvelusivut ja artikkelit on helppo rakentaa myöhemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää vanhan sivuston tekstejä uusilla kotisivuilla?

Voit, mutta lue ne ensin kriittisesti läpi. Vanhoissa teksteissä on usein vanhentuneita palveluita, yhteystietoja tai hintoja. Säilytä hyvät osat ja muokkaa ne uuden sivukartan mukaisiksi.

Näkyykö vanha sivusto asiakkaille koko projektin ajan?

Kyllä, kun uusi sivusto rakennetaan erilliseen testiympäristöön. Vanha sivusto pysyy verkossa siihen asti, kunnes uusi julkaistaan. Asiakkaasi eivät huomaa projektia ennen julkaisupäivää.

Kenen nimissä verkkotunnuksen pitää olla?

Rekisteröi verkkotunnus yrityksen omiin nimiin. Silloin osoite pysyy yrityksellä, vaikka sivuston tekijä tai palveluntarjoaja vaihtuisi. Tarkista asia, jos joku muu on aikanaan rekisteröinyt osoitteen puolestasi.

Voiko sivustolle lisätä sivuja julkaisun jälkeen?

Voi. Kun sivukartta ja alasivupohjat on suunniteltu hyvin, uuden palvelusivun voi tehdä olemassa olevan pohjan päälle. Mieti silti jo alussa, mitä palveluita olet lisäämässä lähivuosina, jotta valikkoon jää niille tilaa.

Paljonko omaa aikaa kotisivuprojekti vie yrittäjältä?

Eniten aikaa vievät tekstien kirjoittaminen tai tarkistaminen ja kuvien kokoaminen. Palavereihin ja palautteeseen riittää yleensä muutama lyhyt hetki kussakin vaiheessa. Varaa kalenterista aikaa etukäteen, niin projekti ei jää odottamaan sinua.

Kotisivuprojektin vaiheet pähkinänkuoressa

Kotisivuprojekti etenee tavoitteista ja lähtötiedoista sivukarttaan, ulkoasuun ja sisältöön, ja lopuksi sivusto testataan ja julkaistaan. Aikataulu pysyy, kun materiaalit, hyväksyjä ja tekstien vastuuhenkilö on sovittu heti alussa. Julkaisupäivänä tarkistetaan lomakkeet, uudelleenohjaukset ja hakukoneasetukset, ja sen jälkeen päivität sivuja itse.

Onko yrityksesi kotisivuprojekti suunnitteilla?

Jos uusi kotisivuprojekti on edessä, kerro meille yrityksesi tavoitteista ja lähtötilanteesta. Autamme suunnittelemaan, missä järjestyksessä työ etenee ja mitä sinulta tarvitaan.